Integrieren von Quickbooks Online

Neues Integrations-Protokoll (QB-API v3)

Die Online Edition von Quickbooks hat ein neues Integrations-Protokoll übernommen. Benutzer von Leistungsabrechnung und der Online Edition von Quickbooks können das folgende Verfahren anwenden, um ihre Integration mit dem neuen Protokoll zu aktualisieren.

Warnung: Ab dem 15. Mai 2014 akzeptiert Quickbooks Online Edition das alte Protokoll nicht mehr. Eine Integration unter Verwendung des neuen Protokolls erfordert VSA mit Patches auf 6.5.0.12 oder neuer, oder auf v7.0 aktualisiertes VSA.

Verbinden mit Quickbooks Online Edition – Für existierende Benutzer

Es gibt keinen Verbindungsschlüssel mehr, wie dies mit der alten Integrations-API der Fall war. Stattdessen durchläuft der Benutzer bei der ersten Verbindung einen OAuth-Autorisierungsprozess, um eine Zugriffsberechtigung vom Intuit Web-Service zu erhalten. VSA speichert diese Zugriffsberechtigung sicher für zukünftigen Datenzugriff auf die Quickbooks Kontodaten ab.

So aktualisieren Sie Ihre Integration:

1. Melden Sie sich bei VSA an.
2. Navigieren Sie zum Modul Leistungsabrechnung.
3. Wählen Sie Einbindung Abrechnung > Konfiguration aus.

   Ein neues Feld, Verbindung genehmigt, ist dieser Seite hinzugefügt worden. Der Wert für dieses Feld liegt anfänglich bei No. Jegliche Versuche, auf Quickbooks Online-Daten zuzugreifen, schlagen fehl. Durch eine Meldung wird angezeigt, dass derzeit keine Verbindungs-Anmeldedaten verfügbar sind.

   

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Der Dialog Integration Abrechnung bearbeiten wird angezeigt.

   

5. Akzeptieren Sie Quickbooks als Abrechnenden Lieferanten.
6. Akzeptieren Sie Online Edition als den Verbindungstyp.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden mit Quickbooks. Es öffnet sich ein Fenster, das die Anmeldeseite von Intuit Quickbooks Online Edition anzeigt.

   

8. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort für das Konto Quickbooks Online Edition ein, das Sie mit Leistungsabrechnung integrieren möchten.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. Das Fenster zeigt die Seite Quickbooks Online Edition Konto-Autorisierung an.

   

10. Überprüfen Sie, dass es sich bei dem angezeigten Quickbooks-Konto um das richtige handelt. Wenn der Benutzer mehrere Quickbooks Online Edition-Konten besitzt, wählen Sie das zu integrierende über Service-Desk aus. Mehrere Konten werden nicht unterstützt.
11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Autorisieren. Es wird eine Meldung zum Erfolg der Verbindung angezeigt.

    

12. Schließen Sie das Fenster.
13. Die Einstellungen für die Kontrollkästchen Klassen verwenden und Übergehungen zulassen müssen nicht geändert werden.
14. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der Dialog Integration Abrechnung bearbeiten schließt sich.
    • Der Benutzer ist nun über Leistungsabrechnung mit seinem Quickbooks Online Edition-Konto verbunden.
    • Alle Verknüpfungen zwischen VSA-Objekten und Quickbooks Online Edition-Objekten – Kunden, Klassen, Konditionen usw. – sollten nun wie zuvor zusammenarbeiten.
    • Der Benutzer muss keine erneute Autorisierung durchführen, es sei denn er meldet sich ab. Siehe Trennen von der Quickbooks Online Edition im Folgenden.
15. Testen Sie wahlweise die Verbindung und klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Test im Bereich der Hauptansicht.
    • Eine Meldung wird angezeigt, die den Status des Verbindungstests anzeigt.
    • Außerdem sollte der Bereich der Hauptansicht der Einbindung Abrechnung > der Seite Konfiguration Yes in der Einstellung Verbindung genehmigt angezeigt werden.

    

16. Überprüfen Sie die Umsatzsteuer-Integration entsprechend der unten angeführten Umsatzsteuer-Integration mit Quickbooks Online Edition.

Hinweis: Datensätze von Kundenadressen werden in Quickbooks nur aktualisiert, wenn ein neuer Service BillingKundendatensatz erstellt wird. Daraufhin müssen Informationen zu Kundenadressen separat in beiden Systemen verwaltet werden.

Verbinden mit Quickbooks Online Edition – Für neue Benutzer

Quickbooks Online Edition verwendet ein Oauth-Protokoll für die Dreiwege-Integration zwischen dem Benutzer, Leistungsabrechnung, sowie dem Quickbooks Online Edition-Konto des Benutzers.

So erstellen Sie diese Verbindung:

1. Registrieren Sie sich für Quickbooks Online ®, wenn Sie dies nicht bereits getan haben.
2. Melden Sie sich bei VSA an.
3. Navigieren Sie zum Modul Leistungsabrechnung.
4. Wählen Sie Einbindung Abrechnung > Konfiguration aus.
5. Überprüfen Sie die verwendete Konfiguration der Support-Tabellen Leistungsabrechnung, um mit einem externen Abrechnungspaket zu integrieren.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Der Dialog Integration Abrechnung bearbeiten wird angezeigt.

   

7. Wählen Sie Quickbooks als Abrechnenden Lieferanten.
8. Wählen Sie Online Edition als den Verbindungstyp.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden mit Quickbooks. Es öffnet sich ein Fenster, das die Anmeldeseite für Intuit Quickbooks Online Edition anzeigt.

   

10. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort für das Konto Quickbooks Online Edition ein, das Sie mit Leistungsabrechnung integrieren möchten.
11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmelden. Das Fenster zeigt die Seite Quickbooks Online Edition-Konto-Autorisierung an.

    

12. Überprüfen Sie, dass es sich bei dem angezeigten Quickbooks-Konto um das richtige handelt. Wenn der Benutzer mehrere Quickbooks Online Edition-Konten besitzt, wählen Sie das zu integrierende über Service-Desk aus. Mehrere Konten werden nicht unterstützt.
13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Autorisieren. Es wird eine Meldung zum Erfolg der Verbindung angezeigt.

    

14. Schließen Sie das Fenster.
15. Markieren Sie optional die Kontrollkästchen Klassen verwenden und Übergehungen zulassen. Siehe Konfiguration für eine Beschreibung dieser Kontrollkästchen. Sie können diese Kontrollkästchen bei Bedarf später ändern.
16. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Der Dialog Integration Abrechnung bearbeiten schließt sich.
    • Der Benutzer ist nun über Leistungsabrechnung mit seinem Quickbooks Online Edition-Konto verbunden.
    • Der Benutzer muss keine erneute Autorisierung durchführen, es sei denn er meldet sich ab. Siehe Trennen von der Quickbooks Online Edition im Folgenden.
17. Testen Sie wahlweise die Verbindung und klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Test im Bereich der Hauptansicht.
    • Eine Meldung wird angezeigt, die den Status des Verbindungstests anzeigt.
    • Außerdem wird der Bereich der Hauptansicht der Einbindung Abrechnung > der Seite Konfiguration Yes in der Einstellung Verbindung genehmigt angezeigt.

    

18. Überprüfen Sie die Umsatzsteuer-Integration entsprechend der unten angeführten Umsatzsteuer-Integration mit Quickbooks Online Edition.

Hinweis: Datensätze von Kundenadressen werden in Quickbooks nur aktualisiert, wenn ein neuer Service BillingKundendatensatz erstellt wird. Daraufhin müssen Informationen zu Kundenadressen separat in beiden Systemen verwaltet werden.

Trennen von der Quickbooks Online Edition

Ein Benutzer kann Leistungsabrechnung zeitweise von seinem Quickbooks Online Edition-Konto trennen, ohne andere Einstellungen der externen Abrechnung zu ändern.

1. Melden Sie sich bei VSA an.
2. Navigieren Sie zum Modul Leistungsabrechnung.
3. Wählen Sie Einbindung Abrechnung > Konfiguration aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Test im Bereich der Hauptansicht. Der Dialog Integration Abrechnung bearbeiten wird angezeigt. Wenn eine Verbindung zu einem Quickbooks-Konto besteht, wird die Schaltfläche Trennen aktiviert.

   

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche QB Online trennen.
6. Bestätigen Sie, dass Sie sich abmelden wollen.
7. Klicken Sie OK im Nachrichtenfeld Abmeldung erfolgreich.
8. Klicken Sie auf Speichern, um den Dialog Integration Abrechnung bearbeiten zu verlassen.

   Leistungsabrechnung ist jetzt vom Quickbooks-Konto getrennt, aber alle Einstellungen der externen Abrechnung sind unverändert. Beachten Sie, dass alle Versuche, Kunden oder Rechnungen in das Quickbooks-Konto zu exportieren, sowie alle Versuche, Klassen, Kunden, Konditionen oder andere Informationen aus dem Quickbooks-Konto wiederherzustellen fehlschlagen werden und eine Meldung erscheint, die darauf hinweist, dass das Konto nicht verbunden ist.

Ändern des externen Abrechnungssystems von Quickbooks Online Edition

Sobald sie mit Quickbooks Online Edition als externes Abrechnungssystem verbunden sind, werden die Dropdown-Listen Abrechnender Lieferant und Verbindungstyp deaktiviert. Wenn Sie Quickbooks Online Edition nicht mehr als externes Abrechnungssystem verwenden möchten, müssen Sie sich zunächst wie in Verbindung zu QuickBooks Online Edition trennen beschrieben von Quickbooks Online Edition trennen. Nachdem die Verbindung getrennt wurde, werden die Dropdown-Listen erneut für die Auswahl eines anderen Systems aktiviert. Wenn Sie kein anderes externes Abrechnungssystem mehr verwenden möchten, wählen sie None als Abrechnenden Lieferanten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Umsatzsteuer-Integration mit Quickbooks Online Edition

Aufgrund einiger Änderungen im neuen QBOE API v3 Integrationsprotokoll werden möglicherweise einige zusätzliche Schritte erforderlich, um die Umsatzsteuer richtig in die Rechnungen aufzunehmen, die aus der Leistungsabrechnung in die Quickbooks Online Edition exportiert werden. Leistungsabrechnung erfordert, dass eine standardmäßige Umsatzsteuer im Quickbooks Online-Konto des Benutzers eingestellt wird, die einen Wert enthält, der mit dem standardmäßigen Wert der Umsatzsteuer übereinstimmt, der in der Leistungsabrechnung eingestellt ist.

1. Folgen Sie den Anweisungen von Quickbooks, um eine standardmäßige Umsatzsteuer in Quickbooks Online Edition einzustellen.
2. Folgen Sie den Anweisungen zur Einstellung der standardmäßigen Umsatzsteuer in Leistungsabrechnung.
3. Stellen Sie sicher, dass die zwei Werte der Umsatzsteuer übereinstimmen. Wenn z. B. die Umsatzsteuer 8,25 beträgt, stellen Sie sicher, dass beide Werte 8,25 betragen.

Dies hindert einen Benutzer nicht daran, eine kundenspezifische Umsatzsteuer einzustellen, wobei es sich um eine bereits unterstützte Funktion der Leistungsabrechnung handelt. Die Umsatzsteuer ist weiterhin mit der Überschreiben-Quote berechnet, die für den Kunden spezifiziert ist, und die Menge dieser Umsatzsteuer wird in der Rechnung an Quickbooks gesendet. Der Benutzer muss möglicherweise die Rechnung in seinem Quickbooks-Konto überprüfen und sicherstellen, dass der Umsatzsteuer-Code richtig ist, der für die Rechnung ausgewählt wurde. Falls nicht, sind die Werte der Rechnung richtig, aber die Gesamtsumme wird markiert, wenn der ausgewählte Steuercode in Quickbooks nicht mit dem berechneten Wert übereinstimmt.