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Löschen/Archivieren

Ticketing > Löschen/Archivieren

Über die Seite Löschen/Archivieren können Sie alte Tickets oder Tickets in einer bestimmten Kategorie oder mit einem bestimmten Status löschen. Möglicherweise haben Sie einen Punkt erreicht, an dem Ihr System so viele alte Tickets aufweist, dass diese Ihre Suchvorgänge aufgrund veralteter Daten verlangsamen.

Hinweis: Die Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten und Löschen von Tickets und Feldern werden über Ticketing > Zugriffsregel gesteuert.

Tickets archivieren

Sie können Tickets nicht nur löschen, sondern auch archivieren. Archivierte Tickets verbleiben in der Datenbank, werden jedoch in separate Tabellen verschoben. Mit der Funktion Archivieren können Sie überflüssige oder alte Tickets aus der aktiven Datenbank herausnehmen, ohne sie vom System zu löschen. Sie können Tickets jederzeit zwischen der aktiven und der Archiv-Datenbanktabelle hin und her verschieben.

Filterung

Die Liste der angezeigten Tickets ist von verschiedenen Faktoren abhängig:

  • Die angezeigte Liste ist abhängig vom Rechner-ID-/Gruppen-ID-Filter und den Rechnergruppen, zu deren Anzeige über System > Umfang der Benutzer autorisiert ist.
  • Sie können die aufgelisteten Tickets weiter sortieren und filtern, indem Sie in den Dropdown-Listen des Feldes Werte auswählen.
  • Bei einer Suche werden keine Tickets angezeigt, wenn die Tickets keines der Wörter enthalten, nach denen gesucht wird.
  • Die Benutzer eines Rechners haben über Portalzugriff nur Zugriff auf die Tickets für ihre eigene Rechner-ID.
  • Verwenden Sie die Steuerung Tickets ausblenden, die zuletzt geändert wurden nach dem, um nur diejenigen Tickets anzuzeigen, die vor einem bestimmten Datum erstellt oder geändert wurden.

Geschlossene Tickets archivieren

Führen Sie beispielsweise die folgenden Schritte aus, um geschlossene Tickets zu archivieren, die älter als 6 Monate sind:

  1. Wählen Sie Geschlossen in der Steuerung Status aus.
  2. Stellen Sie die Steuerung Tickets ausblenden, die zuletzt geändert wurden nach dem so ein, dass nur Tickets aufgelistet werden, die vor 6 Monaten oder länger geändert wurden.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellen.
  4. Klicken Sie auf den Link Alle auswählen.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Archivieren....
  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Archivierte Tickets anstelle aktiver Tickets anzeigen, um nach archivierten Tickets zu suchen und sie zu prüfen. Mit der Schaltfläche Wiederherstellen... können Sie Tickets wieder in die aktive Tabelle verschieben.

Tickets öffnen, Überfällig, Geschlossene Tickets, Gesamte Tickets

Zeigt die Anzahl der offenen, geschlossenen und überfälligen Tickets und der Tickets insgesamt für alle Tickets, die die oben beschriebenen Filterkriterien erfüllen.

Suchen

Suchen schränkt die Liste der Tickets auf diejenigen Tickets ein, die eines der Wörter oder Ausdrücke in der Suchzeichenfolge enthalten. Schließen Sie Ausdrücke in doppelte Anführungszeichen (") ein. Bei einer Suche werden die Übersichtszeile des Tickets, der Name, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Absenders und sämtliche Anmerkungen geprüft. Schließend Sie ein Sternchen (*) in den eingegebenen Text ein, um Übereinstimmungen mit mehreren Datensätzen zu finden.

Beim Klicken auf einen der Übersichts-Links des Tickets im Seitenbereich werden die Details dieses Tickets auf der Seite Ticket anzeigen eingeblendet. Wörter in den Ticket-Anmerkungen, die mit einem der Suchbegriffe übereinstimmen, werden mit einem grünen Hintergrund hervorgehoben.

<last 10 searches>

In der Dropdown-Liste unterhalb des Bearbeitungsfelds Suchen werden die <last 10 searches> aufgeführt. Wenn Sie ein Element aus dieser Liste auswählen, wird automatisch erneut nach diesen Wörtern gesucht.

Sortieren

Klicken Sie auf aufsteigend oder absteigend, um die Tickets in der ausgewählten Spalte zu sortieren.

Felder...

Mit dieser Option kann jeder Benutzer die in der Tabelle angezeigten Spalten organisieren. Durch Klicken auf Felder... wird ein Dialogfeld in einem neuen Browser-Fenster geöffnet. Hier können Sie auswählen, welche Spalten ein- oder ausgeblendet werden und ihre Reihenfolge festlegen. Beliebige der folgenden Spalten können ein- oder ausgeblendet werden:

  • ID – Eindeutige ID, die automatisch jedem Ticket zugewiesen wird.
  • Rechner-ID – Das auf diesen Rechner angewendete Ticket.
  • Administrator – Der Name des für die Lösung des Problems zuständigen Benutzers.
  • Kategorie – Art des Problems, auf das in diesem Ticket eingegangen wird.
  • Status – Offen, Warteliste, Geschlossen
  • Priorität – Hoch, Normal, Niedrig
  • SLA-Typ – Art des Service-Level-Agreements
  • Tech. senden – Ja, Nein
  • Bestätigung – Erforderlich, Nicht erforderlich
  • Arbeitsstunden – Arbeitsstunden im Dezimalformat.
  • Letztes Änderungsdatum – Zeitpunkt, zu dem zuletzt eine Anmerkung zu diesem Ticket hinzugefügt wurde.
  • Erstellungsdatum – Zeitpunkt, zu dem das Ticket erstmals eingegeben wurde.
  • Fälligkeitsdatum – Fälligkeitsdatum des Tickets.
  • Auflösungsdatum – Datum, an dem das Ticket geschlossen wurde.
  • Absendername – Person, die das Ticket eingesendet hat: Benutzer, Benutzername oder Rechner-ID.
  • Absender-E-Mail – E-Mail-Adresse des Absenders.
  • Absender-Telefon – Telefonnummer des Absenders.

Sie können auch weitere benutzerdefinierte Felder auswählen, die Sie zuvor mit Ticketing > Felder bearbeiten erstellt haben.

Bei Feldänderungen automatisch einreichen/Einreichen

Wenn Bei Feldänderungen automatisch einreichen aktiviert ist, wird die Seite Übersicht anzeigen erneut angezeigt, wann immer ein Feld im Listenfeld-Filter geändert wird. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können Sie mehrere Listenfeld-Filter gleichzeitig ändern. Die Seite Übersicht anzeigen wird erst dann wieder angezeigt, wenn Sie auf Einreichen klicken.

(Listenfeld-Filter)

Jedes Feld des Typs Liste, wie beispielsweise Kategorie, Status oder Priorität, werden auch als auswählbare Dropdown-Listen angezeigt. Wenn Sie Werte aus einer oder mehreren dieser Dropdown-Listen auswählen, wird der Seitenbereich gefiltert, sodass nur die Tickets angezeigt werden, die den ausgewählten Werten entsprechen. Benutzerdefinierte Listenfelder werden mit Ticketing > Felder bearbeiten erstellt.

Tickets ausblenden, die zuletzt geändert wurden nach dem/Einstellen

Stellen Sie das Datum und die Uhrzeit dieser Steuerung ein, um nur diejenigen Tickets anzuzeigen, die vor einem bestimmten Datum liegen.

Alle auswählen/Alle abwählen

Klicken Sie auf den Link Alle auswählen, um alle Zeilen auf der Seite zu markieren. Klicken Sie auf dem Link Alle abwählen, um die Markierung aller Zeilen auf der Seite rückgängig zu machen.

Seite wählen

Wenn mehr Datenzeilen ausgewählt werden, als auf einer einzigen Seite angezeigt werden können, klicken Sie auf die Schaltflächen und , um die vorherige und nächste Seite anzuzeigen. Die Dropdown-Liste führt alphabetisch den ersten Datensatz jeder Seite mit Daten auf.

Löschen...

Wählen Sie ein oder mehrere Tickets aus und klicken Sie auf Löschen..., um diese Tickets permanent aus dem System zu löschen. Gelöschte Tickets können nicht wiederhergestellt werden.

Archivieren...

Wählen Sie ein oder mehrere Tickets aus und klicken Sie auf Archivieren.... Archivierte Tickets verbleiben in der Datenbank, werden jedoch in separate Tabellen verschoben. Mit der Funktion Archivieren können Sie überflüssige oder alte Tickets aus der aktiven Datenbank herausnehmen, ohne sie vom System zu löschen. Sie können Tickets jederzeit zwischen der aktiven und der Archiv-Datenbanktabelle hin und her verschieben.

Archivierte Tickets anstelle aktiver Tickets anzeigen/Wiederherstellen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Archivierte Tickets anstelle aktiver Tickets anzeigen, um nach archivierten Tickets zu suchen und sie zu prüfen. Mit der Schaltfläche Wiederherstellen... können Sie Tickets wieder in die aktive Tabelle verschieben.