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Grupos de informes

Centro de información > Elaboración de informe > Grupos de informes

Un grupo de informes es una recopilación de definiciones de informes. Puede ejecutar o programar la definición de un grupo de informes de la misma manera que lo haría con la definición del informe individual. Esto le ahorra los problemas de ejecutar o programar definiciones de informes individuales de a uno por vez. Todos los informes individuales del grupo de informes usan las configuraciones de filtrado y distribución seleccionadas cuando se ejecuta o programa un informe.

Se asignan definiciones de informes a una definición de grupo de informes en la parte derecha del panel, usando la sección Informes asignados de la pestaña Programar .

Árboles de carpetas

Las definiciones los grupos de informes se organizan mediante el uso de dos árboles de carpetas en el panel del medio, debajo de los gabinetes Privado y Compartido . Use las siguientes opciones para administrar objetos en estos árboles de carpetas:

Siempre disponible

  • Propiedades de carpeta : muestra el nombre, descripción y propietario de la carpeta, y su derecho de acceso a la misma.
  • (Aplicar filtro) : ingrese el texto en la casilla de edición del filtro, luego haga clic en el ícono de embudo para aplicar el filtrado a los árboles de la carpeta. El filtro no distingue entre mayúsculas y minúsculas. La coincidencia se produce si el texto del filtro se encuentra en algún sitio de los árboles de la carpeta.

Cuando se selecciona una carpeta

  • Compartir carpeta : comparte una carpeta con roles del usuario y usuarios individuales. Se aplica solo a las carpetas del gabinete compartido.

    Nota: Consulte las instrucciones acerca de compartir derechos de objetos dentro de árboles de la carpeta en el tema Derechos de carpeta.

  • Nueva carpeta : crea una nueva carpeta debajo del gabinete o carpeta seleccionada.
  • Eliminar carpeta : elimina una carpeta seleccionada.
  • Renombrar carpeta : renombra una carpeta seleccionada.
  • Nuevo grupo de informes : abre el editor del grupo de informes para crear una nueva definición del grupo de informes en la carpeta seleccionada del árbol de carpetas.
  • Tomar posesión : toma la posesión de una carpeta que usted no posee. Esta opción sólo se muestra para usuarios con roles maestros.

Cuando se selecciona una definición del grupo de informes

  • Editar grupo de informes : edita la definición del grupo de informes seleccionada.
  • Eliminar grupo de informes : elimina la definición del grupo de informes seleccionada.
  • Ejecutar grupo de informes : publica en forma inmediata la definición del grupo de informes seleccionada.
  • Programar grupo informes : programa la publicación de la definición del grupo de informes seleccionada.

Crear un nuevo grupo de informes o Editar un grupo de informes existente

Puede fijar las siguientes opciones para un grupo de informes.

  • General : ingrese el nombre y descripción del grupo de informes.
  • Mensaje : ingrese la línea del asunto y el mensaje usado para notificar a los usuarios cuando se distribuye el grupo de informes.

Ejecutar / Programar un grupo de informes

Puede hacer clic en Ejecutar grupo de informes para ejecutar en forma inmediata el grup de informes o haga clic en Programar grupo de informes de manera de programar el grupo de informes para ejecutarse en un futuro, una vez o en forma recurrente. Puede fijar las opciones en cualquiera de las siguientes pestañas.

  • Programar grupo de informes : esta pestaña solo se muestra cuando hace clic en el botón Programar grupo de informes y no cuando lo hace en el botón Ejecutar grupo de informes. Programe el grupo de informes para que se ejecute una vez o periódicamente. Cada tipo de recurrencia: una vez, diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente; muestra opciones adicionales adecuadas para ese tipo de recurrencia. La programación periódica incluye configurar las fechas de inicio y de finalización para la recurrencia.
  • Filtros : filtre la selección de datos incluidos en el grupo de informes por organización, grupo de máquinas, ID de máquina o vista. Para algunos grupos de informes hay disponibles filtros de departamento y filtros de escritorio de servicios.

    Nota: Todos los informes individuales del grupo de informes usan las configuraciones de filtrado y distribución seleccionadas cuando se ejecuta o programa un grupo de informes.

    Nota: Filtrar por organización o grupo de máquinas es obligatorio para la mayoría de los tipos o informes. Puede publicar grupos de informes en múltiples organizaciones seleccionando Ver definición.

  • Distribución : seleccione los destinatarios del grupo de informes. La persona que ejecuta o programa el grupo de informes se selecciona en forma predeterminada como destinataria del mensaje Centro de información > Bandeja de entrada. A los usuarios seleccionados se les puede enviar un mensaje de usuario a Bandeja de entrada o un correo electrónico. La visibilidad de los usuarios está limitada por el ámbito que está utilizando.
  • General : cambie el mensaje utilizado para notificar a los usuarios cuando se ejecuta el grupo de informes.

Administrar grupos de informes publicados

Seleccione un grupo de informes para ver las siguientes pestañas en la parte derecha del panel.

  • Programar : esta pestaña muestra dos secciones:
    • Informes asignados : haga clic en el botón Asignar para asignar definiciones de informes existentes a esta definición del grupo de informes. Haga clic en Remover para quitar una definición de informe seleccionada de la definición del grupo de informes.
    • Solicitudes programadas : cada publicación de un grupo de informes seleccionado se lista en esta sección. La lista incluye las publicaciones pasadas y futuras de la definición del grupo de informes seleccionada.
    • Haga clic en la flecha desplegable del encabezado de la columna y luego en Columnas para seleccionar las columnas que se mostrarán en la tabla. Haga clic en los íconos Orden ascendente u Orden descendente para ordenar la tabla por encabezado de columna seleccionado.
    • La columna de Estado muestra una de las siguientes situaciones:
      • Pendiente
      • Completado y aprobación requerida : haga clic en el ícono para ver el grupo de informes completo y luego aprobarlo o rechazarlo. Si un solo informe de un grupo de informes requiere aprobación, se debe aprobar todo el grupo de informes para distribuir todos los informes.
      • Completado y rechazado : haga clic en el ícono para ver el grupo de informes completado y rechazado. Posteriormente puede aprobarlo.
      • Completado y distribuido : haga clic en el ícono para ver el grupo de informes.
      • Error : el grupo de informes falló para publicarse.
    • Las columnas Recurrencia, Última ejecución y Siguiente ejecución describen la frecuencia en que se publica un grupo de informes, cuándo se ejecutó por última vez y cuándo se volverá a ejecutar. Las columnas Patrón de recurrencia y Finalizado el describen los detalles de un grupo de informes recurrente. Las columnas adicionales identifican las opciones de filtro seleccionadas para el grupo de informes.
    • Puede Actualizar toda la pestaña Programar para garantizar que la muestra de Programar datos esté actualizada.
    • Puede seleccionar una fila de la publicación y Eliminar la fila o Reprogramar la misma.

      Nota: La visibilidad de las filas en la tabla de programar está limitada por el ámbito que use. La definición de la vista seleccionada no tiene efecto. No interesa si usted fue o no designado como destinatario del grupo de informes. Los destinatarios pueden acceder al grupo de informes completo en sus Bandejas de entrada.

Ver Informes publicados y Grupo de informes

Los destinatarios de los informes y de los grupos de informes pueden ver los informes publicados en estas ubicaciones:

  • En la pestaña Programar en Informes, Grupos de informes o Informes programados, haga clic en al lado de un informe o grupo de informes Completado para mostrar un cuadro de diálogo que contiene uno o más hipervínculos para los informes publicados.
  • Si se publicó en Centro de información > Bandeja de entrada del destinatario, haga clic en los vínculos incluidos en el mensaje de la Bandeja de entrada .
  • Si se publicó en la dirección de correo electrónico del destinatario, abra los informes publicados como documentos adjuntos del correo electrónico.