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全部搜尋

「服務台」>「作業」>「全部搜尋」

「全部搜尋」表格包含您具有檢視存取權的所有工單和所有知識庫文章。您可以使用此專用表格搜尋任意文字或欄位值，不管該文字或值在工單或知識庫文章中是否使用。您還可以使用「全部搜尋」表格以將工單的任意組合連結到知識庫文章。

搜尋全部表格

您被授權查看的所有工單和知識庫文章都在表格中作為列清單顯示。系統會提供以下動作，以管理「全部搜尋」表格中的項目。在很多情況下，您必須按一下其中一個動作按鈕，以選擇一個或多個列。

  • 新建 -建立新工單。
  • 檢視 - 顯示項目，不允許進行任何編輯變更。您可以在檢視模式下從一個工單到下個工單選擇多個項目和頁面。
  • 編輯 - 編輯選定的工單或知識庫文章。
  • 刪除 - 刪除選定工單。
  • 組更新 - 同時更新多個工單。例如，您可以將一組工單設定為「已關閉」。所有工單都必須是同一個服務台的成員。
  • 合併 - 將多個工單合併到單個工單。工單可以是不同服務台的成員。
  • 複製 - 將選定項目複製到目標服務台或知識庫服務台。選項包括連結來源和目標項目、變更欄位值，還包括注釋或將注釋轉換為目標服務台中的合併說明。
  • 連結 - 連結兩個或多個選定項目。連結的項目顯示在工單或知識庫文章的「關聯工單」標籤中。
  • 取消鎖定 - 取消鎖定選定工單。每次您編輯項目時系統即鎖定，防止其他使用者同時進行編輯。如果使用者將項目保持開啟狀態而您需要對其進行維護，則您可以解除鎖定該項目會獲得對其存取權。這樣做可以防止最初開啟項目的使用者儲存其變更。
  • 匯出 - 在「全部搜尋」中，使用「服務台」欄篩選一個服務台項目的顯示，然後按一下「匯出」按鈕。匯出選定工單 (包括附件) 到 XML 檔案。如果選定超過五個工單進行匯出，則匯出會在後臺執行，並產生一則收件箱訊息。收件箱訊息包含一個連結，您可以按一下該連結以下載產生的 XML 檔案。所有工單都必須是同一個服務台的成員。
  • 匯入 - 從其他服務台匯入作為 XML 檔案的工單。

欄選擇和排序

按一下任意欄標題下拉箭頭 ，然後按一下「欄」以選擇要在表格中顯示的欄。按一下「升序排序」或「降序排序」圖示可按選定欄標題對表格進行排序。

篩選

有多種方法可以篩選「工單」表格、「知識庫」表格或「全部搜尋」表格中顯示的列。所有篩選方法可以隨時組合。按一下「重設」可移除所有篩選。

  • 搜尋 - 在「搜尋」編輯方塊中輸入搜尋字串。則系統僅會顯示在「摘要」、「說明」或「注釋」欄位中包含搜尋字串中的列。
  • 欄篩選 - 按一下欄下拉箭頭 可為該欄輸入篩選值。例如，輸入 NS 以查找以 NS 開頭的所有工單。輸入 NS%2 以查找以 NS 開頭並以 2 的所有列。您可以根據需要按多個欄篩選器進行篩選。

    Note: 如果按 ID 篩選，請確保選定服務台對應的前綴，否則系統不會找到任何項目。

  • 命名篩選器 - 命名篩選器是基於在表格中可看到的許多欄的篩選條件的「固定」組合。可以使用「檢視」下拉清單選定。使用者可以建立、編輯、儲存、共用以及刪除命名篩選器。其他選項包括：
    • 此欄位可以是欄篩選器 - 此額外核取方塊為「編輯篩選器」對話方塊中顯示的許多篩選器欄顯示。
      • 如果選中，您為該欄定義的篩選器選擇可以在表格內動態變更，就像不是由命名篩選器指定的任意其他欄一樣。
      • 如果為空，您已為該欄定義的篩選選擇不能在表格內修改。欄篩選器選項不會在表格中為此欄顯示，防止您對其進行變更。將此核取方塊保留為空可減少混亂，因此您可以放心命名篩選器設定尚未由您已執行的任意其他欄篩選修改。
    • 類似 - 在目標儲存格內任意位置輸入文字。輸入萬用字元不是必需的。例如，按包含期限的文字篩選欄將顯示具有以下儲存格值的記錄：期限、代理、儲存等
    • 不類似/未指定 - 在目標儲存格內任意位置都不輸入文字。
    • 子類別 - 無法篩選「子類別」欄。
    • 受託人和池 - 按受託人篩選會包括受託人是其成員的所有池。按任意受託人篩選會顯示指定給受託人或池的所有工單。按無受託人篩選會顯示未指定的工單。
  • 共用 - 請參閱「共用使用者擁有的對象」。

分頁和表格計數器

  • 頁面選擇 - 如果選定的多列資料無法在一頁中顯示，請按一下 和 按鈕顯示上一頁和下一頁。下拉清單以字母順序使用該頁面上選定欄的排序順序列出每頁資料的第一個記錄。
  • 選定 - 表格中選定的列數。包括多個頁面上的選擇。
  • 檢視 - 目前頁面上的列數和所有頁面上的總列數。