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報表集

「資訊中心」>「報告」>「報表集」

報表集是報表定義的集合。您可以執行或計劃一個報表集定義，就像執行或計劃個別報表定義一樣，這為您省去了一次僅能執行或計劃一個報表定義的麻煩。報表集中所有單個報表都使用您在執行或計劃報表集時選擇的篩選和分發設定。

使用「計劃」標籤的「分配的報表」部分，您可以將報表定義分配給右側窗格中的報表集定義。

資料夾樹

報表集定義使用個人和共用文件櫃下的中間窗格中的兩個資料夾樹進行組織。使用以下選項管理這些資料樹中的對象：

始終可用

  • 資料夾內容 - 顯示某資料夾的名稱、說明和所有者，以及您該資料夾的存取權限。
  • (套用篩選器) - 在篩選器方塊中輸入文字，然後按一下漏斗圖示 以套用篩選到資料夾樹，篩選不區分大小寫。在資料夾樹中的任何位置找到篩選文字時即顯示匹配項。

選定資料夾時

  • 共用資料夾 - 與使用者和個別使用者共用資料夾，僅適用於共用文件櫃資料夾。

    Note: 請參閱指南中的「資料夾權限」主題，以瞭解資料夾樹中對象的共用權限。

  • 新建資料夾 - 在選定文件櫃或資料夾下建立新的資料夾。
  • 刪除資料夾 - 刪除選定資料夾。
  • 重新命名資料夾 - 重新命名選定資料夾。
  • 新建報表集 - 開啟報表集編輯器，以在資料夾樹的選定資料夾中建立新報表集定義。
  • 取得所有權 - 取得尚不擁有的資料夾的所有權。此選項僅為主角色使用者顯示。

選定報表集定義時

  • 編輯報表集 - 編輯選定報表集定義。
  • 刪除報表集 - 刪除選定報表集定義。
  • 執行報表集 - 立即發佈選定報表集定義。
  • 計劃報表集 - 計劃發佈選定報表集定義。

建立新報表集或編輯現有報表集

您可以為報表集設定以下選項。

  • 一般 - 輸入報表集名稱和說明。
  • 訊息 - 輸入用於在分發報表集時通知使用者的主題行和訊息。

執行/計劃報表集

您可以按一下「執行報表集」立即執行報表集，或按一下「計劃報表集」計劃在以後一次性或循環性執行報表集。您可以在以下任一選項中設定選項：

  • 計劃報表集 - 此標籤僅在按一下「計劃報表集」按鈕而非「執行報表集」按鈕時顯示。將報表集計劃為執行一次或定期執行，每類循環—一次、每天、每週、每月、每年—針對該循環類型顯示相應的其他選項。定期計劃包括設定循環的開始和結束日期。
  • 篩選器 - 按組織、電腦組、電腦 ID 或檢視篩選包含在此報表集中的資料選擇，對於某些報表集，還可使用部門篩選器和服務台篩選器。

    Note: 報表集中所有單個報表都使用您在執行或計劃報表集時選擇的篩選和分發設定。

    Note: 按組織或電腦組篩選是大多數類型或報表的必選項，通過選擇「檢視定義」，您可以在多個組織間發佈報表集。

  • 分發 - 選擇報表集的收件人。依預設，系統會選擇執行或計劃報表集的人員作為「資訊中心」>「收件箱」訊息的收件人。可向選定使用者發送「收件箱」使用者訊息或電子郵件。使用者的可見性受您正使用的範圍限制。
  • 一般 - 變更執行報表集時用於通知使用者的訊息。

管理發佈的報表集

選擇任意報表集即可在右側窗格中看到以下標籤。

  • 計劃 - 此標籤顯示兩個部分：
    • 分配的報表 - 按一下「分配」按鈕可將現有的報表定義分配給此報表集定義，按一下「移除」可從報表集定義中移除選定的報表集定義。
    • 計劃請求 - 對選定報表集定義的每次發佈事件都在此部分中列出，該清單包括選定報表集定義在過去和將來的發佈事件。
    • 按一下任意欄標題下拉箭頭 ，然後按一下「欄」以選擇要在表格中顯示的欄。按一下「升序排序」或「降序排序」圖示可按選定欄標題對表格進行排序。
    • 「狀態」欄將顯示以下項之一：
      • 等待
      • 已完成並且需要核准 - 按一下 圖示可檢視已完成報表集，然後核准或拒絕它。如果報表集中有一個報表需要核准，則必須核准整個報表集，然後才能分發所有報表。
      • 已完成並且被拒絕 - 按一下 圖示以檢視已完成且被拒絕的報表集，隨後您可以核准該報表。
      • 已完成且已分發 - 按一下 以檢視報表集。
      • 錯誤 - 發佈報表集失敗。
    • 「循環」、「上次執行」和「下次執行」說明了報表集的發佈頻率、上次執行時間和下次將執行的時間。「循環樣式」和「結束於」欄說明了循環報表集的詳細資訊。其他欄標識了報表集的其他篩選器選項。
    • 您可以「刷新」整個「計劃」標籤，以確保顯示的「計劃」資料是最新的。
    • 您可以選擇任意發佈列，然後刪除或重新計劃列。

      Note: 計劃標籤中列的可見性受限於您正使用的範圍，您選定的檢視定義不會產生任何影響。您是否指定了報表集的收件人並不重要。收件人可以通過其收件箱存取完成的報表集。

檢視發佈的報表和報表集

報表和報表集的收件人可在以下位置檢視發佈的報表：

  • 在「報表」、「報表集」或「計劃的報表」中的「計劃」標籤中，按一下「已完成」報表或報表集旁邊的 以顯示一個對話方塊，其中包含已發佈報表的一個或多個超連結。
  • 如果發佈到收件人的「資訊中心」>「收件箱」，則按一下「收件箱」訊息中嵌入的連結。
  • 如果發佈到收件人的電子郵件地址，則將發佈報表作為電子郵件附件開啟。