Supprimer/Archiver

Vous pouvez atteindre un stade où les anciens tickets sont si nombreux qu'ils encombrent les recherches avec des données dépassées. La page Supprimer/Archiver vous permet de supprimer les anciens tickets ou les tickets avec un statut ou d'une catégorie spécifiques.

Remarque: vous pouvez définir les droits d'affichage, de modification et de suppression des tickets et des champs dans Tickets > Stratégie d'accès.

Archivage de tickets

Vous avez également la possibilité d'archiver des tickets. Les tickets archivés restent dans la base de données mais sont déplacés dans d'autres tableaux. La fonction d'archivage permet ainsi de retirer des tickets anciens ou périmés de la base de données active sans les supprimer du système. Vous pouvez déplacer des tickets comme vous le souhaitez entre la base de données active et la base de données d'archivage.

Filtrage

La liste des tickets affichés dépend de plusieurs facteurs :

La liste des ID d'ordinateur affichée dépend du filtre ID d'ordinateur ou de groupe et des groupes d'ordinateurs que peut consulter l'administrateur dans Système > Accès aux groupes.
Vous pouvez trier et filtrer les tickets affichés en sélectionnant des valeurs dans les listes déroulantes des champs.
La fonction Rechercher n'affiche aucun ticket si les notes ne contiennent aucun des mots recherchés.
Les utilisateurs ont uniquement accès aux tickets concernant leur ID d'ordinateur.
Utilisez l'option Masquer les tickets modifiés après le pour afficher uniquement les tickets antérieurs à une date donnée.

Archivage des tickets fermés

Si, par exemple, vous souhaitez archiver les tickets fermés datant de plus de 6 mois, suivez la procédure ci-dessous :

Sélectionnez Fermé dans le champ Statut.
Dans Masquer les tickets modifiés après le, sélectionnez uniquement les tickets dont la dernière modification remonte à 6 mois maximum.
Cliquez sur le bouton Définir.
Cliquez sur le lien Sélectionner tout.
Cliquez sur le bouton Archiver....
Cochez la case Afficher les tickets archivés à la place des tickets actifs pour rechercher et examiner les tickets archivés. Par la suite, vous pouvez replacer des tickets dans le tableau actif à l'aide du bouton Restaurer....

Tickets ouverts, Tickets échus, Tickets en suspens, Total des tickets

Affichent le nombre de tickets ouverts, échus, en attente ainsi que le nombre total de tickets correspondant aux critères de filtrage décrits plus haut.

Rechercher

La fonction Rechercher affiche uniquement la liste des tickets qui contiennent l'un des mots stipulés dans la chaîne de recherche. La recherche s'effectue sur la ligne de récapitulatif, sur le nom, l'email, le téléphone du déposant ou sur les notes. Insérez un astérisque (*) avec le texte que vous saisissez pour assortir plusieurs enregistrements.

Lorsque vous cliquez sur le lien Récapitulatif d'un ticket dans la zone de pagination, les détails de ce ticket s'affichent dans la page Afficher le ticket. Les mots contenus dans les notes du tickets qui correspondent aux mots recherchés sont surlignés en vert.

La liste déroulante située sous la zone d'édition Rechercher affiche les <dix dernières recherches> que vous avez effectuées. Lorsque vous sélectionnez un élément de cette liste, les mots concernés sont automatiquement recherchés à nouveau.

Trier par ordre

Cliquez sur croissant ou décroissant pour trier les tickets selon la colonne sélectionnée.

Champs...

Permet à chaque administrateur ou utilisateur d'organiser l'affichage des colonnes du tableau. Lorsque vous cliquez sur Champs..., une boîte de dialogue s'ouvre dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Vous pouvez alors sélectionner les colonnes à afficher ou à masquer ainsi que l'ordre d'affichage des colonnes. Vous pouvez afficher/masquer les colonnes suivantes :

ID : numéro d'identification unique automatiquement attribué à chaque ticket.
ID d'ordinateur : ordinateur auquel le ticket s'applique.
Catégorie : type de problème sur lequel porte le ticket.
Administrateur préposé : nom de l'administrateur chargé de résoudre le problème.
Statut : Ouvert, En suspens ou Fermé
Priorité : Haute, Normale ou Basse
Nom du déposant : nom de la personne qui a déposé le ticket, à savoir le nom d'un administrateur, d'un utilisateur ou un ID d'ordinateur.
Email du déposant : adresse email de la personne qui a déposé le ticket.
Téléphone du déposant : numéro de téléphone de la personne qui a déposé le ticket.
Dernière modification : dernière fois qu'une note a été ajoutée au ticket.
Date de création : moment où le ticket a été saisi pour la première fois.
Date d'échéance : date d'échéance du ticket.
Résolution : date de fermeture du ticket.

Vous pouvez également sélectionner des champs personnalisés supplémentaires que vous avez créés précédemment dans la page Tickets > Éditer les champs.

Champs de type Liste

Tous les champs de type Liste, tels que Catégorie, Statut ou Priorité, s'affichent sous la forme de listes déroulantes sélectionnables. Lorsque vous sélectionnez des valeurs dans ces listes déroulantes, seuls les tickets correspondant aux valeurs sélectionnées s'affichent. Vous pouvez créer des champs de type Liste personnalisés dans Tickets > Éditer les champs.

Masquer les tickets modifiés après le / Définir

Cet option permet de définir la date et l'heure après lesquelles les tickets correspondants doivent être masqués.

Sélectionner tout/Désélectionner tout

Cliquez sur le lien Sélectionner tout pour sélectionner toutes les lignes sur cette page. Cliquez sur le lien Désélectionner tout pour désélectionner toutes les lignes sur cette page.

Sélection de la page

Lorsque vous avez sélectionné plus de lignes de données que vous ne pouvez en afficher sur une seule page, cliquez sur les boutons et pour afficher la page précédente et la page suivante. La liste déroulante répertorie le premier enregistrement de chaque page de données par ordre alphabétique.

Supprimer...

Sélectionnez un ou plusieurs tickets et cliquez sur le bouton Supprimer....

Archiver...

Sélectionnez un ou plusieurs tickets et cliquez sur le bouton Archiver.... Les tickets archivés restent dans la base de données mais sont déplacés dans d'autres tableaux. La fonction d'archivage permet ainsi de retirer des tickets anciens ou périmés de la base de données active sans les supprimer du système. Vous pouvez déplacer des tickets comme vous le souhaitez entre la base de données active et la base de données d'archivage.

Afficher les tickets archivés à la place des tickets actifs / Restaurer

Cochez la case Afficher les tickets archivés à la place des tickets actifs pour rechercher et examiner les tickets archivés. Par la suite, vous pouvez replacer des tickets dans le tableau actif à l'aide du bouton Restaurer....

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