Uma aquisição rastreia quantidades de componentes adquiridos de um fornecedor para revender para um cliente específico. A quantidade adquirida não é adicionada como custo nem considerada um item de linha faturável até que seja enviada. É possível criar uma aquisição antes, durante ou depois da criação da ordem de trabalho. Também é possível usar uma aquisição para rastrear uma quantidade de componentes que não está associada a uma ordem de trabalho definida pelo usuário. Você pode enviar a quantidade de componentes adquiridos para faturamento a qualquer momento, independentemente de a quantidade de componente ter sido enviada ou recebida pelo cliente.
O registro do cliente fornece uma visualização completa dos ativos gerenciados do cliente e todas as atividades financeiras relacionadas àquele cliente. Inicialmente, os únicos dois campos em um registro de cliente que você precisa inserir é uma orgID única e o nome do cliente. Todos os outros dados do cliente são opcionais. Após a criação, qualquer dado criado para o cliente é exibido em uma das guias Cliente secundárias.
Uma coleta programada preenche a página Itens pendentes com serviços recorrentes que estão vencidos para faturamento. Programar a coleta também atualiza os saldos do cliente de um sistema integrado de contabilidade externa. É possível programar sob demanda ao programar uma vez.
A taxa do serviço recorrente pode ser baseada em um conjunto específico de máquinas gerenciadas chamadas de conjunto de faturamento. Os conjuntos de faturamento são especificados ao utilizar uma combinação de grupos de máquina e visualizações. Os conjuntos de faturamento são únicos para cada registro do cliente, mas podem ser utilizados com qualquer serviço recorrente associado a um cliente. Os conjuntos de faturamento público podem ser utilizados com qualquer cliente com base em visualizações públicas.
Os Conjuntos de faturamento público no Service Billing são automaticamente criados pata todas as visualizações "públicas". Uma visualização pública é uma visualização de um determinado tipo de agente compartilhado com outros usuários do VSA. Por exemplo, você poderia criar uma visualização pública chamada All Groups
O VSA oferece suporte a três tipos diferentes de relações comerciais:
A tabela OrgOrgorgIDOrgOrg
Nota: myOrg é a organização do provedor de serviços usando o VSA.
As Entradas gerais permitem que você crie entradas faturáveis que podem ser enviadas imediatamente ou salvas e enviadas posteriormente. É possível especificar uma ordem de trabalho ou não. Os itens para os quais é possível criar entradas incluem:
As máquinas são sempre definidas por grupo de máquinas e os grupos de máquinas são sempre definidos por organização. É possível definir hierarquias de múltiplos níveis de grupos de máquinas ao identificar um grupo de máquinas principal para um grupo de máquinas. Também é possível mover um grupo de máquinas e todas as suas máquinas associadas para um grupo de máquinas principal diferente dentro da mesma empresa.
Para itens de trabalho, de componentes, de despesas e gerais, é útil distinguir entre itens faturáveis e entradas faturáveis. Um item faturável é uma descrição de uma linha de um produto ou serviço não recorrente que pode ser faturado a um cliente. As entradas faturáveis são os valores enviados para o faturamento de um item faturável. As entradas faturáveis são registros secundários de itens faturáveis. Para cada item faturável, diversas entradas faturáveis são permitidas para trabalho e despesas, mas não para componentes.
Uma ordem básica de trabalho ou de venda não especifica inicialmente se o item faturável representa trabalho, componente ou despesa. Em vez disso, ela chama cada item faturável de item geral. É apenas quando reporta valores reais para criar a entrada faturável para o item geral na ordem de trabalho que você classifica o item geral como trabalho, componente ou despesa.
Uma máquina monitorada com um agente instalado e conta de ID de máquina/ID de grupo ativa no servidor da Kaseya. Cada máquina gerenciada utiliza até uma licença de agente.
myOrgmyOrgmyOrgMy OrganizationmyOrg. myOrg não pode ser atribuída a uma organização principal.
Uma ordem de trabalho especifica a entrega do serviço não recorrente (item faturável). Uma ordem de trabalho permite estimar e revisar custos antes de criar entradas faturáveis. As ordens de trabalho podem ser convertidas de ordens de venda, mas uma ordem de venda não é necessária. Os quatro tipos de itens faturáveis que podem ser incluídos em uma ordem de trabalho são trabalho, componentes, despesas ou gerais.
Uma ordem de venda documenta a venda de uma lista de item de serviços recorrentes e não recorrentes para clientes finais. Quando um status de cotação da ordem de vendas está definido como Active
Uma descrição de uma linha do item faturável. Um campo de resumo exibe apenas um item faturável se o item não está associado a uma Ordem de trabalho e a um Item de ordem de trabalho.
Os serviços recorrentes são faturados pelo período do calendário recorrente. Você não reporta valores reais ao registrar entradas faturáveis em comparação a um serviço recorrente. O serviço é fornecido de forma contínua por todo o período.
Caso queira rastrear trabalhos executados por prestadores de serviços, e os valores devidos pelos serviços, defina os prestadores de serviços como membros da sua equipe myOrg utilizando Configurações do aplicativo > guia Minha equipe. Como opção, é possível distinguí-los ao colocá-los em um departamento de Contractors
AO Relatório de atividades de trabalho mostra as entradas de trabalho para cada membro da equipe myOrg
Por padrão, presume-se que todas as entradas faturáveis são incorridas pelo membro da equipe conectado ao VSA e que cria as entradas faturáveis. Como prestadores de serviços podem não ter acesso ao VSA, Entradas gerais e Itens pendentes incluem um campo Destinatário ao criar uma entrada faturável. Se um prestador de serviços reporta horas trabalhadas fora do VSA, é possível criar a entrada faturável para o prestador de serviços ao selecionar seu nome no campo Destinatário.
Os prazos são os prazos de pagamento que foram aceitos pelo cliente por pagamento de entradas faturáveis.
Entradas de trabalho são agrupadas por tipo de atividade para analisar o custo e a receita do trabalho. A classificação dos tipos de atividade normalmente refletem os requisitos de contabilidade de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de atividade e de recurso.
Uma nova ordem de trabalho ou de vendas requer que você especifique se a ordem é básica ou detalhada. Não será possível alterar esta configuração depois que a ordem for salva pela primeira vez.
Um tipo de recurso especifica uma habilidade, um material ou custo e define uma taxa padrão para um item ou uma entrada de trabalho faturável. Normalmente, um tipo de recurso representa uma habilidade executada por um membro da equipe. A taxa de faturamento e o custo padrão são definidos por cada habilidade necessária para executar o serviço. A taxa pode ser substituída quando selecionada. Como o trabalho executado para entregar um serviço às vezes requer cobranças incidentais para materiais e custos, os tipos de recurso também podem ser classificados como material ou custo. Por exemplo, o cabeamento extra ou o envio noturno pode ser incluído como entrada de trabalho faturável e adicional porque são necessários para fornecer o serviço de instalação a um servidor. A classificação dos tipos de recursos normalmente refletem os requisitos de produção de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de recurso e de atividade.
Um tipo de recurso de custo para o item de linha de trabalho tem custo e taxa de faturamento predefinidos, que podem ser substituídos, enquanto um item de linha de despesa apenas especifica o nome da despesa e do valor total faturado.
Os tipos de trabalho determinam como as entradas de hora são integradas a outras funções no VSA. As opções de tipo de trabalho exibidas em seu VSA dependem dos módulos instalados.