Ausstehende Positionen

Die Seite Ausstehende Positionen erstellt die Rechnungen für abrechenbare Einträge. Abrechenbare Einträge müssen bestätigt werden, bevor sie in eine Rechnung aufgenommen werden können. Mit dieser Seite können neue, abrechenbare Einträge erstellt werden, ähnlich wie beim Erstellen von abrechenbaren Einträgen mit Allgemeine Eingaben.

Vor der Erstellung einer Rechnung können abrechenbare Einträge bearbeitet, gelöscht, bestätigt, als ausstehend oder als in Bearbeitung markiert werden.

Sobald sie bestätigt sind, können abrechenbare Einträge zur Verarbeitung in Rechnungen ausgewählt werden. Mehrere Rechnungen für mehrere Kunden können gleichzeitig verarbeitet werden, wodurch Sie in der Lage sind, alle Abrechnungsaktivitäten nach Abrechnungszyklus zu verwalten. Verarbeitete Rechnungen können automatisch per E-Mail als PDF-Anhang versendet werden, um den Abrechnungsprozess zu optimieren. Sie können eine Vorschau einer Rechnung erstellen, bevor Sie diese erstellen. Sobald die Rechnung erstellt wurde, können die abrechenbaren Einträge, die sie enthält, nicht mehr geändert werden.

In Rechnung gestellte Einträge können überprüft werden mit:

Leistungsabrechnung > Letzte Perioden
Leistungsabrechnung > Letzte Rechnungen

Hinweis: Ausstehende Positionen aktualisiert Kundensalden vor der Erstellung von Rechnungen. Dadurch enthält die Rechnung einen aktuellen Saldo. Die Bilanz eines ausgewählten Kunden kann über die Schaltfläche Bilanz Aktualisieren unter Kunden aktualisiert werden. Kundensalden werden regelmäßig aktualisiert, indem ein Sammlungsplan mithilfe der Registerkarte Planen in Anwendungseinstellungen angegeben wird.

Automatisches Senden von Rechnungen per E-Mail

Wenn ein Bevorzugter Kontaktweg für einen Kunden auf Email eingestellt wird, und dazu die Registerkarte Kunde > Kundendaten > Allgemein verwendet wird, wird das automatische Senden von Rechnungs-PDFs per E-Mail aktiviert, sobald eine Rechnung erstellt wird. Durch alle anderen Bevorzugten Kontaktwege wird das automatische Senden von Rechnungen per E-Mail deaktiviert. Rechnungen können auch dann manuell per E-Mail versendet werden, nachdem sie erstellt wurden.

Abrechenbare vs. Nicht abrechenbare Beträge

Um abrechenbar zu sein, müssen sowohl die ausstehende Position als auch die Detail-Zeile auf abrechenbar eingestellt sein. Wenn eine ausstehende Position im oberen Bereich nicht abrechenbar ist, ist der Wert in der Spalte Abrechenbarer Btrg. gleich null, selbst wenn eine oder mehrere Zeilen vom Typ Details im unteren Bereich als abrechenbar markiert sind.

Aktionen

Neu – Erstellt einen neuen Eintrag, den Sie sofort in Rechnung stellen können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Eintrags.
Bearbeiten – Bearbeitet die Zusammenfassungszeile der Abrechnungseinträge, die nicht mit einem Arbeitsauftrag verbunden sind.
Anpassen – Verschiebt eine Abrechnungszeile nach oben oder unten und macht sie abrechenbar oder nicht abrechenbar.
Löschen – Löscht eine Abrechnungszeile.
Bestätigen – Bestätigt eine Abrechnungszeile.
Als ''In Bearbeitung'' kennzeichnen – Kennzeichnet die Abrechnungszeile mit ''In Bearbeitung''.
Vorschau Rechnungen – Zeigt eine Vorschau Rechnung an.
- Wählen Sie die einzuschließenden abrechenbaren Positionen aus:
  - Ausgewählte abrechenbare Positionen
  - Nur bestätigte abrechenbare Positionen
  - Alle abrechenbaren Positionen
- Eine Kopie zu meiner E-Mail-Adresse senden – Bei Markierung wird eine Kopie der in der Vorschau angezeigten Rechnung an Ihre VSA Login-E-Mail-Adresse gesendet. Ihre VSA Benutzer-E-Mail ist in den > Systemvoreinstellungen eingestellt.
Rechnungen verarbeiten – Erstellt Rechnungen für bestätigte Abrechnungszeilen.
Aktualisieren – Aktualisiert die Seite.

Details

Bearbeiten – Bearbeitet die Übersichtszeile einer Position, die nicht mit dem Arbeitsauftrag verknüpft ist.
Anpassen – Passt den Betrag einer abrechenbaren Position an und umfasst eine erläuternde Anmerkung zur Anpassung.
Anpassungen anzeigen – Zeigt zuvor erstellte Anpassungen an.