Un abastecimiento realiza un seguimiento de cantidades de piezas abastecidas por un proveedor para la reventa a un cliente específico. La cantidad abastecida no se agrega como costo ni se considera un elemento de línea facturable hasta que se envía. Puede crear un abastecimiento antes o después de la creación de un pedido de trabajo o al crearlo. También puede usar el abastecimiento para hacer un seguimiento de una cantidad de piezas que no está asociada a un pedido de trabajo definido por el usuario. Puede enviar la cantidad de piezas abastecidas para su facturación en cualquier momento, independientemente de si la cantidad de piezas se envió al cliente o de si este la recibió.
El registro del cliente proporciona una vista integral de los activos administrados del cliente y de toda la actividad financiera relacionada con él. Inicialmente, los únicos dos campos requeridos en el registro de cliente son un orgID único y el nombre del cliente. El resto de los datos del cliente son optativos. Una vez creado, cualquier dato que cree para ese cliente se muestra en alguna de las pestañas secundarias de Cliente.
La tarifa para un servicio periódico se puede basar en un conjunto específico de máquinas administradas denominado conjunto de facturación. Los conjuntos de facturación se especifican con una combinación de grupos de máquinas y vistas. Los conjuntos de facturación son exclusivos de cada registro de cliente, pero se pueden utilizar con cualquier servicio periódico relacionado con un cliente. Los conjuntos de facturación públicos se pueden usar con cualquier cliente basado en vistas públicas.
Los conjuntos de facturación públicos en Service Billing se crean automáticamente para todas las vistas “públicas”. Una vista pública es una vista de un tipo de agente específico que se comparte con el resto de los usuarios del VSA. Por ejemplo, puede crear una vista pública denominada All Groups
Si quiere hacer un seguimiento de la mano de obra proporcionada por contratistas externos, así como de los montos adeudados por sus servicios, defina a los contratistas como miembros del personal de su myOrg en la pestaña Mi personal de Configuración de aplicaciones. Opcionalmente, para distinguirlos, puede colocarlos en un departamento de Contractors
En un Informe de actividad de mano de obra, se muestran las entradas de mano de obra para cada miembro del personal de myOrg
De manera predeterminada, se presupone que todas las entradas facturables son responsabilidad del miembro del personal que está conectado al VSA y que crea las entradas facturables. Dado que es posible que los contratistas no tengan acceso al VSA, tanto la sección Entradas generales como Elementos pendientes incluyen el campo Asignatario cuando se crea una entrada facturable. Si un contratista informa horas trabajadas fuera del VSA, puede crear una entrada facturable para el contratista seleccionando su nombre en el campo Asignatario.
En lo que respecta a los elementos de mano de obra, piezas, gastos y generales, es útil diferenciarlos entre elementos facturables y entradas facturables. Un elemento facturable es una descripción de una línea de un producto o servicio no periódico que se puede facturar a un cliente. Las entradas facturables son los montos reales enviados a facturación respecto de un elemento facturable. Las entradas facturables son registros secundarios de los elementos facturables. Para cada elemento facturable, se permiten varias entradas facturables de mano de obra y de gastos, pero no de piezas.
Inicialmente, en los pedidos de trabajo o de venta básicos no se especifica si un elemento facturable representa mano de obra, una pieza o un gasto. En cambio, en ellos cada elemento facturable se denomina elemento general. Sólo cuando se informan los datos reales para crear la entrada facturable para el elemento general en el pedido de trabajo, el elemento general se clasifica como mano de obra, pieza o gasto.
La opción Entradas generales le permite crear entradas facturables que se pueden enviar de inmediato o guardar para enviar más adelante. Puede especificar un pedido de trabajo o no. Los elementos para los que puede crear entradas facturables incluyen lo siguiente:
Las máquinas siempre se definen por grupo de máquinas y los grupos de máquinas siempre se definen por organización. Puede definir jerarquías de varios niveles de grupos de máquinas identificando un grupo de máquina matriz para un grupo de máquina. También puede mover un grupo de máquinas y todas sus máquinas asociadas a un grupo de máquinas matrices diferente dentro de la misma organización.
Una máquina supervisada con un agente instalado y una cuenta activa de ID de máquina/ID de grupo en Kaseya Server. Cada máquina administrada usa una licencia de agente.
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Un pedido de trabajo especifica la provisión de un servicio no periódico (elemento facturable). El pedido de trabajo le permite hacer un cálculo aproximado de los costos y revisarlos antes de crear entradas facturables. Los pedidos de venta se pueden convertir en pedidos de trabajo, pero no son necesarios. Los cuatro tipos de elementos facturables que se pueden incluir en un pedido de trabajo son mano de obra, piezas, gastos o general.
Un pedido de venta documenta la venta de una lista desglosada de servicios periódicos y no periódicos a clientes finales. Cuando el estado de cotización del pedido de venta está establecido en Active
El VSA admite tres tipos distintos de relaciones comerciales:
La tabla OrgOrgorgIDOrgOrg
Nota: myOrg es la organización del proveedor de servicios que usa el VSA.
Una recopilación programada completa la página Elementos pendientes con los servicios periódicos que se deben facturar. La recopilación programada también actualiza los saldos de los clientes a partir de un sistema integrado de contabilidad externa. Puede hacer programaciones a petición haciendo una programación única.
Descripción de una línea de un elemento facturable. El campo de resumen sólo se muestra para un elemento facturable si este no está relacionado con un pedido de trabajo y un elemento del pedido de trabajo.
Los servicios periódicos se facturan por período de calendario periódico. El registro de entradas facturables en relación con un servicio periódico no constituye el informe de datos reales. El servicio se proporciona en forma continua durante todo el período.
Los términos son los términos de pago que acuerda el cliente para el pago de las entradas facturables.
Las entradas de mano de obra se agrupan por tipo de actividad para analizar el costo de la mano de obra y los ingresos generados por esta. La clasificación de los tipos de actividad generalmente refleja los requisitos de contabilidad de una compañía. Las entradas de mano de obra se clasifican por tipo de actividad y por tipo de recurso.
Un nuevo pedido de trabajo o de venta requiere que se especifique si el pedido es básico o detallado. No se puede modificar esta configuración después de la primera vez que se guarda el pedido.
Un tipo de recurso especifica una habilidad, un material o un costo y establece una tarifa predeterminada para un elemento o entrada de mano de obra facturable. Por lo general, el tipo de recurso representa una habilidad desempeñada por un miembro del personal. Para cada habilidad necesaria para proporcionar el servicio, se define una tarifa de facturación y un costo estándar. La tarifa se puede reemplazar si se selecciona la opción correspondiente. Dado que, en ocasiones, la mano de obra utilizada para proporcionar un servicio requiere gastos extraordinarios de materiales y costos, los tipos de recursos también se pueden clasificar como material o costo. Por ejemplo, el uso de cables adicionales o el envío en 24 horas se pueden incluir como entradas facturables de mano de obra adicionales porque son necesarios para proporcionar el servicio de instalación de un servidor. La clasificación de los tipos de recursos generalmente refleja los requisitos de producción de una compañía. Las entradas de mano de obra se clasifican por tipo de recurso y por tipo de actividad.
Un tipo de recurso de costo para un elemento de línea de mano de obra tiene una tarifa de facturación y un costo predefinidos, que se puede reemplazar, mientras que un elemento de línea de gasto sólo especifica el nombre del gasto y el monto total facturado.
Los tipos de trabajo determinan de qué manera se integran las entradas de hora con otras funciones del VSA. Las opciones de tipos de trabajo que se muestran en el VSA dependen de los módulos instalados.